Scurta introducere.

Subsemnatul sunt avocat si expert in achizitii publice din anul 2007. Pana in prezent cred ca am derulat mai mult de 200 achizitii publice , de la licitatii deschide cu publicare in JOUE la negocieri fara publicare etc. M-am gandit sa impartasesc din experienta mea in paginile acestui site. Am vrut sa incep cu teorii despre achizitii, trecand apoi la aspecte practice, insa azi m-am enervat si am zis sa trec direct la aspectele practice in ceea ce priveste derularea  procedurilor de achizitii. Azi ma refer la derularea evaluarii ofertelor depuse in cadrul unei proceduri.

Sunt suparat pentru ca, oricat as incerca, in calitate de achizitor sa simplific procedurile, sa solicit cat mai putine documente operatorilor economici participanti la procedura, pentru a le usura munca in depunerea ofertelor si a-mi usura munca in evaluarea lor, se pare ca majoritatii operatorilor economici nu le pasa.

Se pare ca acestia efectiv nu se uita la cerintele solicitate prin documentatiile de atribuire, astfel incat, la achizitii care sunt repetitive (si aici ma refer la achizitia de produse in special, deoarece mai multe autoritati achizitioneaza aproximativ aceleasi produse) nimeni nu baga de seama ce anume si cum s-a solicitat prin documentatia de atribuire.

Lipsa de disciplina a operatorilor economici participanti la procedura.

In vechea legislatie -OUG 34/2006, pe la inceput era o prevedere ceva de genul: -lipsa a mai mult de 3 documente din cadrul ofertei atragea respingerea acesteia. In alta ordine de idei, oricare 3 documente lipseau , oferta era respinsa, fara posibilitatea de a fi depuse ulterior.

Prevederea era destul de dura, insa disciplina operatorii economici care doreau sa participe la procedura. Trebuiau sa se asigure ca se depun toate documentele solicitate si in forma solicitata. Daca aveau neclaritati solicitau clarificari. Daca nu le conveneau ceva, contestau documentatia.  Daca documentatia nu era contestata, se supuneau regulilor ei.

Noua legislatie nu prevede o astfel de regula dura, iar de principiu propunerile tehnice sau documentele de calificare pot fi completate sau depuse ulterior, cu mici exceptii. Si aici pot fi diferite interpretari date atat de ANAP cat si de CNSC sau instantele de judecata, insa de principiu se accepta completari minore sau depuneri de documente care nu afecteaza propunerea tehnica in general.

Procedurile de achizitie publica pot fi complicate sau nu, in functie de experienta practica a achizitorului (a personalului care se ocupa cu achizitiile). Ma refer la proceduri de achizitie si nu la obiectul contractului de achizitie, care poate fi unul complex (o lucrare super complexa sau o proiectare mai speciala ). La procedura de atribuire, achizitorul poate cere in cadrul acestei proceduri o multime de documente, de cerinte de calificare, tehnice etc, unele cu rost altele fara. Procedura se complica si se birocratizeaza excesiv prin multitudinea de cerinte si acte ce trebuie depuse.

Nu trebuie uitate nici ultimele modificari in legislatie, care impun niste termene minime de evaluare a ofertelor, termene care, in unele cazuri sunt foarte scurte. (cum ar fi in cazul procedurilor cu mai multe loturi, gen achizitie medicamente). Astfel incat trebuie sa existe un echilibru intre solicitari, obiectul si specificul contractului si termenul limita de evaluare.

Avand in vedere aceste aspecte si tinand cont de experienta mea in achizitii, mi-am propus sa simplific la maxim procedurile de achizitii, sa nu le incarc cu cerinte excesive  (dar legale) doar ca sa ma aflu in treaba.  (de exemplu: nu cer garantie de participare la orice procedura, ci doar la cele cu valori mari, deoarece ma complic si cu analizarea documentelor aferente acestor garantii iar din experienta mea , pana acum nu am respins vreo oferta care nu avea garantie si nici nu am executat vreun ofertant pentru garantie)

Astfel, tinand cont de specificul achizitiei (produse/servicii/lucrari) mi-am ales acele cerinte minime tehnice sau acele cerinte privitoare la calificarea ofertantilor, astfel incat concurenta sa fie asigurata si sa nu fie puse piedici inutile in participarea ofertantilor. Mai multi ofertanti inseamna  oferte mai bune si preturi mai bune.

Zis si facut. Insa cu toate acestea, observ ca sunt ofertanti care nu tin cont de ceea ce solicit si tin sa ma impresioneze cu o multime de documente incarcate in SEAP, din care cu 90 % nu am ce face cu ele. Dar pe care va trebui sa le descarc si eventual sa le si listez, pentru ca ….tin de oferta lui.

Punctual:  daca se cere doar DUAE si declaratie privind conflict de interese , de ce  imi incarci in SEAP si declaratii privind neincadrarea in prevederile art 156, 157 etc, certificate de atestare fiscala, ISO-uri, si mii de alte acte de care putin imi pasa ??!!! Crede cineva ca daca pune mai mult, comisia de evaluare va fi impresionata si ii va atribui contractul??!! Efectul este contrar, creaza o neplacere in evaluare ofertei.

Punctual: am incarcat un formular de propunere tehnica (la achizitia de produse aceste formulare au aparut prin Ordin ANAP, deci cam obligatorii de folosit). De fiecare data scriu in documentatie –bolduit si cu litere mai mari decat in rest – SE VA DEPUNE SI IN FORMAT EDITABIL (WORD, EXCEL, ODT ETC). Si ghici ce: abia jumatate din ofertanti il depun in format editabil, restul sunt niste scanari aproape imposibil de citit.

Credeti ca este o cerinta abuziva a achizitorului sa il ceara si in format editabil ? Faceti contestatie. Nu credeti, depuneti-l , ca nu se cere degeaba! Documentul depus in format editabil USUREAZA munca comisiei de evaluare in evaluarea ofertei tehnice si in redactarea proceselor verbale ale evaluarii propunerilor tehnice. Lumea se plange de termenele lungi de evaluare a ofertelor in cadrul procedurilor de achizitie, insa daca tot timpul trebuie sa mai ceri clarificari sau sa scrii dupa dictare procesele verbale, credeti ca evaluarile pot fi facute la termen???

De fiecare data , in cadrul achizitiilor de produse sunt ofertanti care nu depun acest document in format editabil. La o procedura de echipament medical- de exemplu, unde se analizeaza o multime de caracteristici tehnice, care ulterior trebuie mentionate in procesul verbal ca sunt indeplinite, preferati sa le scrieti dupa dictare sau sa le copiati direct din formularul editabil??

Ce e greu de inteles  e ca ofertantii depun multimea de documente necerute, dar uita exact acel singur document cerut. Daca e descalificat, ofertantul se plange, cum ca trebuia solicitat prin clarificare, ca procedura nu este corecta si altele.

Sfaturi pentru ofertanti

Formalismul exagerat nu este de dorit si nu este apreciat in cadrul procedurilor de achizitie. Vorbim totusi de banii publici si de cheltuirea lor cat mai corecta (aici implicand si obtinerea celor mai bune oferte de pret). Scopul unei proceduri de achizitie este incheierea unui contract cu cel mai bun ofertant si nu incheierea unei proceduri de atribuire in sine. Trebuie sa existe o finalitate si una de preferat cat mai repede.

In situatia procedurilor de atribuire finantate din fonduri europene nerambursabile, situatie este si mai complicata. Procedurile sunt verificate de cel putin inca o data, astfel incat orice nelamuriri, neclaritati cu privire la procedura, documente sau oferte pot atrage corectii financiare. Aplicarea unui formalism si a unei rigiditati in cadrul acelei proceduri poate duce la anularea acesteia, sau la contestatii care prelungesc termenul de finalizare al procedurii in cauza. Daca procedura nu se finalizeaza, si mai mult, obiectul contractului respectiv nu se finalizeaza in termenul contractului de finantare, se pierde finantarea. Si atunci, ce am facut? Am facut proceduri doar ca sa facem proceduri, fara finalitatea dorita.

Sfaturile mele pentru operatorii economici care doresc sa participe la licitatii sunt urmatoarele:

• cititi toate documentele procedurii de atribuire, iar unde sunt neclaritati solicitati clarificari. Ulterior nu mai puteti invoca faptul ca nu ati inteles bine sau ati crezut altceva.
• Depuneti DOAR documentele cerute. NIMIC ALTCEVA. Daca nu s-a cerut inseamna ca nu este util procedurii si incarcati inutil comisia de evaluare cu alte documente. O sa va minunati in cadrul unor proceduri cand o sa vedeti ca nu sunt multe documente de depus. Doar cele solicitate vor fi evaluate, deci restul chiar nu au ce cauta acolo.
• depuneti documentele in formatul solicitat de achizitor. Daca se solicita depunerea propunerii tehnice conform formularului pus la dispozitie, apoi acela il folositi. Nu altul pe care l-ati folosit la alta procedura   O sa vedeti totusi ca nu difera cu mult aceste formulare (formularul de propunere tehnica in cadrul achizitiilor de produse este standard, insa ofertantii tot se incapataneaza sa faca ei altele)
• Daca vi se solicita document si in format editabil, inseamna ca vi se solicita document SI IN FORMAT EDITABIL, adica trebuie sa il depuneti si in format editabil.
• formularile de genul  „conform caiet de sarcini” nu sunt acceptate in general. Daca propunerea tehnica contine la orice rubrica : „conform caiet de sarcini” e ca si cum nu ai fi depus propunerea tehnica. Cu consecintele de rigoare.
• Copiatul in totalitate a cerintelor caietului de sarcini, ca si cum ar fi propunerea tehnica, iarasi este o practica intalnita in cadrul operatorilor economici care de multe ori duce la respingerea ofertelor. Daca autoritatea contractanta ar fi vrut asa, ar fi cerut doar o declaratie de indeplinire intocmai a cerintelor caietului de sarcini si nu ar fi cerut si propunere tehnica.
• daca sunt anumite cerinte tehnice care vor fi evaluate si punctate suplimentar, acelea trebuie sa fie clare si sa poata fi identificate usor in documentatia tehnica depusa. Ganditi-va cum ar fi mai usor de evaluat oferta tehnica si daca ii e usor comisiei de evaluare sa evalueze documentele depuse. Daca raspunsul este nu, atunci faceti in asa fel incat aceasta oferta sa fie evaluata facil, deoarece singurul care va avea probleme este acel operator economic.
• Ofertele neclare, neingrijite si pline de documente nesolicitate sau in alta forma decat cea solicitat denota o lipsa de respect fata de cei care vor evalua oferta. Cel putin mie asa mi se pare.

Am scris aceste randuri deoarece tocmai eram la descarcarea documentelor depuse de oferanti pentru o procedura de achizitie publica cu 85 de loturi si am constatat ca indiferent cat de mult am insistat (am cerut 1 (un) singur document ca propunere tehnica -si ala dat model, doar completat un tabel si semnat; am scris cu font de 14 boldat fata de restul documentului scris cu 10 referinta la documentul editabil) totusi ofertantii au depus cum au vrut si ce au vrut. Si avand in vedere ca sunt multi ofertanti inscrisi, vor fi multe solicitari de clarificari.

Ca sa evit pe viitor asfel de situatii, am si varianta sa mentionez in documentatia de atribuire , ca regula , faptul ca lipsa documentelor solicitate sau cele care nu sunt in formatul solicitat atrag respingerea ofertei ca fiind neconforma (si voi mentiona aceste aspecte si in caietul de sarcini, ca sa fie aplicabil art 137 alin 3 lit a din HG 395/2016 sau echivalentul din HG 394/2016) Si atunci, munca mea va fi usoara. Dar atunci nu va castiga cel mai bun produs, ci cea mai frumoasa oferta. Iar aici vor pierde ofertanti care au cele mai bune produse, calitativ si ca pret poate, insa cu oferte care datorita formalismului exagerat vor fi respinse datorita unor omisiuni sau lipsuri minore.

Astept comentarii sau alte idei sau sfaturi!